Нечестные продавцы, просрочка и жалобы: как автоматизация продуктового магазина решила эти проблемы
В продуктовом магазине контролировать приходится много и часто: продавцы воруют, просроченный товар остается на полках, а инвентаризацию нужно проводить раз в неделю. А если магазинов несколько? Тогда вести учет становится еще сложнее. Рассказываем, как мы помогли небольшой продуктовой сети решить эту проблему с помощью СБИС.
О клиенте: почему к нам обратились и что мы предложили
К нам обратился Антон Лисицын, владелец сети продуктовых магазинов. Раньше торговая точка была одна, а учет по ней вели в Excel. Данные приходилось вводить вручную, но серьезных проблем не возникало. Однако бизнес расширялся, и со временем Антон открыл еще три точки.
С открытием новых магазинов начались сложности. Руководитель не успевал контролировать одновременно все магазины, и покупатели начали жаловаться на просроченные продукты. Инвентаризация стала показывать недостачу, а из-за неудобной системы учета разбираться в списке товаров становилось сложнее.
Руководитель хотел исправить ситуацию и обратился к нашей команде. Мы предложили решение — «СБИС Розница». Этот сервис - один из самых бюджетных на рынке, а его возможности позволяют упростить все рутинные задачи бизнеса. Рассказываем, как проходило внедрение и оказался ли сервис полезным для клиента.
Настроили учет, чтобы ускорить работу с поставщиками и быстро снимать просрочку с продажи
Из-за большого количества ручной работы в таблицах сотрудники и руководитель не успевали следить за истечением сроков годности и забывали заказать новые поставки. Вручную приходилось рассчитывать и себестоимость товаров, которые сотнями стояли на прилавках. Как итог, покупатели покидали магазин и уходили к конкурентам.
Со СБИС получилось упростить работу. Мы перенесли список товаров, их характеристики и поставщиков в сервис. За счет встроенных возможностей удалось ускорить следующие задачи:
Проверка контрагентов. СБИС подгружает данные о поставщиках из официальных источников: налоговой и Росстата. Теперь руководитель заранее видит, какие организации ведомства считают ненадежными, для этого не приходится самому собирать информацию. Такая функция особенно важна при работе по предоплате, когда поставщику сначала отправляют аванс, а тот отправляет продукты после получения денег.
До внедрения СБИС у руководителя была ситуация, когда поставщик должен был доставить 10 упаковок с макаронами. Он уже получил аванс, но товар не отправлял. Оказалось, что на производстве возникли проблемы, поэтому поставки не будет. И хоть аванс вернули, в магазине пустовали полки для макарон, а предпринимателю потребовалось срочно искать нового поставщика. Со СБИС подобные риски получается учитывать до заказа продуктов и работать только с проверенными организациями.
Создание каталога. Когда мы перенесли список товаров в СБИС, клиент смог отказаться от неудобных таблиц в Excel. Теперь весь каталог можно смотреть в интерфейсе сервиса.
Для дополнительного удобства есть учет сроков годности. Если он начинает истекать, то система автоматически подсветит позицию желтым цветом. Испортившиеся товары СБИС помечает красным.
Приемка товаров. Раньше все поступившие продукты приходилось вручную фиксировать в таблицах. Сейчас это происходит автоматически. Сотрудники сканируют поступивший товар, а сканер передает информацию в СБИС, после чего сервис сам обновляет каталог.
Сверка новых товаров с текущим списком продуктов. Поставщики могут отправлять одинаковые товары, но с разными названиями. В итоге магазину приходилось создавать ячейки для каждого наименования. Когда мы приступили к работам, таких наименований было 25 000, но оказалось, что 5000 из них — это одни и те же продукты, просто с разными названиями.
СБИС учитывает расхождения в накладных и позволяет вести учет без дублирования товаров. Например, один поставщик поставляет «Сливки жир. 20%», а затем второй поставщик доставляет этот же товар с названием «Сливки 20%». СБИС укажет, что такого товара нет в каталоге, и предложит либо создать новую карточку, либо объединить с существующей.
Создание заказов. Магазин формирует заказы на новые продукты не разом, а в зависимости от ассортимента поставщиков: кому-то — раз в неделю, а кому-то — раз в две. Чтобы не забыть и не запутаться в сроках, их приходилось где-то помечать или просто держать в голове.
Чтобы не засорять голову датами, мы настроили автоматическое формирование заказов. Руководитель указывает сроки по всем поставщикам, а СБИС сам составляет заказ и уведомляет об этом преднимателя. Ему остается только проверить документы и нажать на кнопку отправки.
Контроль цен. Цены в рознице очень динамичные и могут меняться от одной поставки к другой. Руководителю приходилось постоянно следить за тем, чтобы на прилавках были актуальные цены. Если делать это нерегулярно, то может оказаться, что новые и более дорогие поставки магазин продает по старым ценам — и работает в минус.
Для контроля цен в СБИС есть статистика по закупкам. Теперь Антон может отслеживать цены поставок за любой период. Если пора повышать розничную стоимость, то система сама скажет об этом, а сотрудникам останется только обновить ценники на прилавках.
Автоматический расчет себестоимости. Цена одного и того же продукта может различаться у разных поставщиков, поэтому бизнесу нужно понимать итоговую себестоимость каждого товара. В случае с нашим клиентом в пример можно привести пельмени, которые привозят три поставщика. Все они предлагают разные цены. После подключения СБИС руководитель может не считать себестоимость самостоятельно — сервис делает это за него.
Инвентаризация. Так как руководитель владеет четырьмя магазинами, а каталог продуктов насчитывает тысячи позиций, проводить инвентаризацию быстро и без ошибок было сложно. Кроме того в продуктовой рознице инвентаризацию нужно проводить часто и не сразу по всем товарам, а по конкретным категориям. Например, только по алкоголю или молочной продукции.
В магазинах приходилось каждую неделю тратить на проверку по четыре часа. Кроме того, результаты сверки приходилось фиксировать в блокноте и самим пересчитывать позиции. В ходе такой рутинной работы продавцы уставали, допускали ошибки и даже не хотели выходить на работу.
После внедрения СБИС проблему удалось решить. Сервис сам создает документ инвентаризации, а продавцам остается просканировать товары на полке и на складе. Для этого они используют терминалы сбора данных (ТСД). Блокноты можно не использовать: терминалы передают данные в СБИС, а система сама проводит сверку и показывает недостачу.
Теперь в магазине могут легко проводить как маленькие инвентаризации по конкретным категориям, так и большие, по всему ассортименту.
Синхронизировали СБИС с госсистемами, чтобы упростить работу с маркированными продуктами
В ассортименте магазина есть разливное пиво, молочная продукция и мясо. Все эти группы товаров подлежат маркировке, поэтому розничные точки обязаны отчитываться об их поступлении и продаже в госсистемы: по алкогольной продукции — в ЕГАИС, по молочной и мясной — в Меркурий. Антон соблюдал требования, но работа с системами занимала много времени.
Как клиент работал с ЕГАИС. Для соблюдения требований руководитель принимал поставку и затем получал электронную накладную в госсистеме. А после вскрытия кеги формировал и отправлял акт списания.
Как клиент работал с Меркурием. Чтобы принять поставку, нужно было заходить в личный кабинет госсистемы и сверять фактический список товаров с электронными накладными. Затем приходилось смотреть, совпадает ли информация на этикетках со сведениями ветеринарных сопроводительных документов (ВСД). В итоге приемка занимала до двух часов.
Мы связали обе госсистемы со СБИС. Теперь информация по всем группам продуктов показывается в сервисе, остается только ее подтвердить. После этого сведения уходят в ЕГАИС и Меркурий — у руководителя больше нет необходимости заходить на разные госпорталы. Отчеты о продажах тоже формируются сами.
Еще одним плюсом СБИС оказался перевод в нужную единицу измерения. В накладных пиво измеряют в декалитрах, а продают его литрами. СБИС сама рассчитывает количество литров, чем упрощает владельцу сети подсчет остатков и продаж.
Подключили оборудование, чтобы магазин избежал штрафов и сделал расчет покупателей прозрачнее
Мы подключили к СБИС разное оборудование под конкретные задачи:
Для быстрого обновления этикеток — сканер и ручной принтер. Выше мы упомянули, что магазину было нужно вовремя обновлять цены на товары, чтобы не работать в минус. Но если обновить их только в системе, а на прилавках оставить прежние, то есть риск получить штраф до 500 тысяч рублей. Дело в законе о публичной оферте товаров. Согласно ему, покупатель имеет право оплатить товар по сумме, которая указана на этикетке. Если цена отличается, то клиент может обратиться в Роспотребнадзор.
С наклеиванием этикеток у клиента возникла проблема: сотрудники не всегда успевали их обновить, что вызывало недовольство у многих покупателей. Например, один покупатель взял творожный сыр за 95 рублей, а при расчете оказалось, что он стоит 110 рублей. Магазину пришлось продать сыр по стоимости на ценнике.
Чтобы избежать крупного штрафа, мы подключили к СБИС сканер и принтер этикеток. Теперь при обновлении стоимости нужно подойти к нужному товару и пробить его сканером. Затем можно распечатать новую этикетку и наклеить ее на товар. Для этого не придется ходить туда-сюда от полки до кассы, всё можно делать на месте.
Для работы с весовым товаром за прилавком — весы и снова принтер этикеток. Например, принтер используют для продажи закусок к пиву. Сотрудники распределяют закуски по контейнерам, взвешивают, получают этикетку со штрихкодом и сразу клеят ее на упаковку.
Для прозрачного расчета покупателей — дисплеи покупателя. Теперь, когда продавец взвешивает и пробивает весовой товар, покупатель видит его стоимость. Это позволяет избежать ситуаций, когда чек уже выдали, но клиент не согласен с ценой.
Настроили бонусную систему, чтобы повысить лояльность покупателей
Клиент хотел подключить бонусную систему. Для этого он заказал 500 карт покупателя с логотипом магазина. Мы завели карточку для каждой карты в СБИС. Теперь покупатели с карточкой дают отсканировать ее продавцу и получают по баллу за каждые 100 рублей в чеке.
Один покупатель за восемь месяцев накопил столько баллов, что смог закупиться продуктами к Новому году и заплатить всего 400 рублей — всё остальное он оплатил бонусами.
Вычислили нечестных продавцов и помогли урегулировать конфликтные ситуации с покупателями
СБИС позволяет удаленно контролировать работу сотрудников. Можно смотреть, когда продавцы меняли количество и стоимость товаров и назначали или отменяли скидки. Антон использовал этот функционал и узнал, что один из сотрудников забирал себе часть выручки: он отменял чеки, которые оставляли покупатели. Другой сотрудник при расчете клиентов без бонусной карты использовал свою и получал бонусы.
Сервис также помогает в спорных ситуациях с покупателями, так как хранит данные обо всех продажах. Например, в магазине клиента был случай, когда покупатель вернулся в магазин и требовал вернуть деньги за кефир. По его словам, он покупал кефир, но продавец товар не выдал. Однако в истории по дате покупки нашли чек, и кефира в нем не было.
Результаты и стоимость внедрения
Сеть магазинов продолжает работать в СБИС, решение полностью устраивает предпринимателя и покрывает все задачи. Внедрение обошлось бизнесу в 191 200 рублей. В эту сумму входят:
- Годовая лицензия — 25 400 рублей;
- Кассовое оборудование — 155 800 рублей;
- Настройка СБИС и обучение сотрудников — 10 000 рублей.
Если вы часами работаете с маркировкой, ведете учет в таблицах и сталкиваетесь с недостачами при инвентаризации, обращайтесь в «Бизнес легко». Мы подберем оборудование под ваш бюджет, внедрим СБИС и подключим все необходимые модули. А по всем вопросам клиентам будет доступна бесплатная круглосуточная техподдержка.