Как организовать электронный документооборот с иностранными контрагентами
В блоге мы много рассказывали про преимущества ЭДО, но обычно затрагивали документооборот только в пределах России. А как быть, если документы нужно передавать в Казахстан, Беларусь, Аргентину или любую другую страну? Отличается ли формат работы, что для этого нужно?
В статье ответили на эти вопросы и рассказали, как начать международный электронный документооборот за пять шагов.
Внутрироссийский и международный электронный документооборот: сходства и различия
По своей сути документооборот с российскими и зарубежными контрагентами принципиально не различается. Международный (трансграничный) ЭДО — это тот же обмен документами, но с юридическими лицами из других стран.
Кроме того, в других странах ЭДО во многом ведут по тем же принципам, что и в России. Например, ФНС публиковала материал, в котором сравнила, как устроен документооборот в разных странах. Из материала можно сделать такие выводы:
- Везде используют квалифицированную электронную подпись.
- Везде обмен документов проходит через операторов ЭДО.
- Везде используется облачное хранение данных.
- Почти во всех странах деятельность операторов контролируют госучреждения.
Все эти пункты актуальны и для России, и для других стран. Но при этом начать электронный документооборот так же, как и с российскими контрагентами, не получится. Всё дело в юридических требованиях, которые различаются в каждой из стран.
Из-за разных требований электронная подпись теряет свою юридическую силу в России, если иностранный контрагент оформлял ее за рубежом. В этом главная особенность международного электронного документооборота (МЭДО).
Какие возникали проблемы международного электронного документооборота
Несмотря на ограничения законодательства, возможность начать ЭДО с нерезидентами РФ была. Для этого контрагенту требовалось лично прибыть в Россию и оформить электронную подпись. Это было удобно не для всех зарубежных партнеров.
Чтобы работать в соответствии с законом, бизнесу приходилось вести документооборот на бумаге, а это требовало дополнительных финансовых и временных расходов. Отправка бумаг в одну сторону могла занимать три дня и обходиться в несколько тысяч рублей. Если в документах находили ошибку, то отправку приходилось повторять. А если контрагентов несколько и все они находятся в разных странах, то на документооборот могли уходить десятки тысяч каждый месяц.
Что сейчас говорит законодательство о международном электронном документообороте
Применение иностранной электронной подписи регулирует Федеральный закон №63-ФЗ. В 2019 году в него внесли поправки, которые упростили организацию МЭДО.
Теперь участники ЭДО могут использовать механизм ДТС (доверенной третьей стороны). Это юридическое лицо, которое проверяет зарубежные подписи на их действительность и соответствие требованиям.
Выступать в роли ДТС может не только отдельная организация, но и аккредитованный удостоверяющий центр, который выпускает сертификаты электронных подписей.
Чтобы начать международный ЭДО через ДТС, нужно подписать трехстороннее соглашение между российской компанией, иностранным контрагентом и доверенной третьей стороной. В этом соглашении стороны оговаривают виды документов, для которых они будут использовать электронную подпись, и соглашаются с тем, что подпись будет юридически значима.
Какие документы можно отправлять в рамках МЭДО
Сейчас бизнес может перевести в цифровой вид любые документы, которые нужны для работы с иностранными партнерами. Например, в их числе:
- транспортные накладные,
- инвойсы,
- доверенности,
- договоры,
- заказы,
- счета-фактуры,
- акты,
- спецификации.
Если участники МЭДО подписали трехстороннее соглашение, а со временем выяснилось, что в нем учли не все нужные документы, то соглашение можно расширить.
Оператор МЭДО: для чего нужен
Оператор ЭДО — это аккредитованная организация, которая хранит данные о передаваемых документах, проводит экспертизу в случае споров между сторонами и делает взаимодействие с компаниями более надежными.
В случае с международным ЭДО оператор выполняет те же самые задачи, но он также может быть и в роли ДТС. Например, если бизнес работает в СБИС, то функции ДТС и оператора будет выполнять компания «Тензор», которая владеет сервисом.
Как начать документооборот с иностранными контрагентами: пошагово
Несмотря на то что международный ЭДО немного отличается от обычного, начать его не так сложно. Рассмотрим, как это сделать за пять шагов, на примере СБИС ЭДО.
- Приобрести лицензию. Подойдет любой пакет ЭДО от СБИС, в том числе минимальный на 200 документов в год. После подключения за оплату МЭДО отвечает сторона РФ.
- Подписать трехстороннее соглашение. Первичное соглашение все стороны подписывают на бумаге — это единственный документ, который будет передаваться не электронно. Так как СБИС принадлежит компании «Тензор», а «Тензор» одновременно выполняет функции удостоверяющего центра, оператора и ДТС, весь процесс подключения проходит через одну организацию.
- Получить электронную подпись. Со стороны российской компании получают квалифицированную электронную подпись, а иностранному контрагенту оформляют неквалифицированную. Подпись для иностранного контрагента находится в облаке, поэтому для получения и работы с ней не нужно никуда ехать — ее выдают в самом сервисе.
- Провести настройки. Этим занимаются специалисты по внедрению. Они настраивают маршруты и проводят первичный прием документа. Для иностранного контрагента в СБИС создают свой личный кабинет. Для удобства в сервисе есть английская версия.
- Начать документооборот. Всё готово к работе. Обмен документами не отличается от внутрироссийского ЭДО. Иностранный контрагент формирует документы и добавляет к ним сканы тех документов, которые обязательны по закону его страны, подписывает их и отправляет. Российская сторона получает их и обрабатывает в обычном порядке.
По нашему опыту, на подключение одного контрагента нужно около месяца, но процесс может занять как больше, так и меньше времени. Всё зависит от того, как быстро будет идти работа со стороны иностранного контрагента.
Международный ЭДО: резюме
- МЭДО — это то же самое, что обычный электронный документооборот, но касается отношений между российскими и зарубежными контрагентами. Его внедрение позволяет в разы сократить время на доставку документов, а в случае ошибок в бумагах не тратить деньги на повторную отправку.
- Чтобы вести МЭДО, все документы должны проходить через доверенную третью сторону (ДТС). ДТС — это организация, которая проверяет электронные подписи на действительность.
- Для перехода на МЭДО нужно приобрести лицензию сервиса ЭДО, подписать трехстороннее соглашение с иностранным контрагентом и ДТС и получить электронные подписи. Российская сторона получает квалифицированную подпись, иностранная — неквалифицированную. В среднем этот процесс занимает около месяца.
- При ведении МЭДО через СБИС выполнять функции ДТС будет компания «Тензор», которая владеет сервисом.
Если ваша компания сотрудничает с иностранными контрагентами и вы хотите, чтобы документооборот с ними занимал минимум времени, обращайтесь в «Бизнес легко». Наша команда автоматизирует работу с контрагентами из любой страны, а обмен документами с ними будет проходить в несколько кликов — так же, как и с российскими.